Die ULC ist der Experte für Formular- & Prozessmanagement um die Organisation Ihres Unternehmens zu rationalisieren. Kennen Sie schon unseren Bewerbungsprozess?
Der Datenschutz ist dabei ein sehr sensibles Thema. Ein automatisierter DSGVO konformer Bewerbungsprozess spart enorm viel Zeit und bewahrt vor Fristverletzungen und Datenschutzverstößen.
Dabei gestaltet sich der ideale Datenlauf folgendermaßen:
Nach Erfassung und Bearbeitung einer Bewerbung erfolgt das Bewerbungsgespräch durch einen fachlich verantwortlichen Mitarbeiter.
Nach Abschluss der Bewerbungsgespräche entscheidet der verantwortliche Mitarbeiter, ob ein Bewerber eingestellt wird oder nicht.
Im Falle einer Einstellung erhält der Bewerber einen Vertragsentwurf zur Unterzeichnung.
Wenn der unterzeichnete Vertrag vorliegt, ist der Bewerberprozess abgeschlossen. In diesem Fall kann der Onboarding-Prozess starten (weitere Informationen zum Thema Mitarbeiter Onboarding finden Sie hier).
Im Falle einer Nichteinstellung wird der Bewerber über die Entscheidung per Mail oder Post informiert.
Ab diesem Zeitpunkt kontrolliert ein Hintergrundprozess täglich, ob die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen zur Speicherung und Löschung von Daten eingehalten werden:
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- Bewerbungsunterlagen von abgelehnten Bewerbern werden dem Prozess der Datenlöschung zugeführt und nach 90 Tagen automatisch entfernt
- Bewerbungsunterlagen von Bewerbern, die der Aufnahme in einem “Bewerberpool” und somit einer längeren Speicherperiode zugestimmt haben, werden nach Ablauf einer vordefinierten Zeitspanne (6, 12 oder 24 Monate) automatisch entfernt
- Durch den Bewerber selbst widerrufene Bewerbungen werden ebenfalls dem Prozess der Datenlöschung zugeführt, auch hier gilt ab dem Zeitpunkt des Widerrufs eine Frist von 90 Tagen.
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