Sparkasse HagenHerdecke
Organisationshandbuch auf Basis ULC.Formular- & Prozessmanager
Für Finanzdienstleister ist ein Organisationshandbuch häufig das, was ein Gesetzbuch für Juristen ist. Alle organisatorischen Regelungen, Vorschriften und Strukturen müssen darin enthalten, beschrieben und einfach nachzuschlagen sein, so dass die Mitarbeiter Routineaufgaben eigenständig und fehlerfrei erledigen können.
Die Sparkasse HagenHerdecke stand seit einiger Zeit vor der Herausforderung, dieses eigene „Gesetzbuch“, das noch auf Basis einer älteren Version von IBM Notes Domino realisiert wurde, technologisch und fachlich auf den neuesten Stand zu bringen. Bis zu 10.000 Dokumente mussten dabei aufgrund der Revisionssicherheit in die neue Organisationshandbuch-Anwendung übernommen sowie die bestehenden Genehmigungsworkflows evaluiert und gegebenenfalls neu modelliert werden.
Im ersten Schritt formulierte die Sparkasse HagenHerdecke zusammen mit der ULC Anforderungen an das neue Organisationshandbuch in einem Lastenheft. Dabei wurde schnell deutlich, dass der ULC.Formular- & Prozessmanager sehr gut als technische Basis für die neue Anwendung dienen kann. Im nächsten Schritt realisierte ULC die neue Orgahandbuch-Anwendung im Auftrag der Sparkasse HagenHerdecke. Dabei wurden die notwendigen Formulare und Prozesse sowie das Rollen- und Berechtigungskonzept implementiert. Den Abschluss bildete die Übernahme des bisherigen Datenbestandes und die Schulung der Mitarbeiter. Damit der Kunde auch in Zukunft selbständig neue Formulare und Prozesse implementieren kann, schulte die ULC ausgewählte Sparkasse-Mitarbeiter in der Bedienung der neuen Workflow-Anwendung.
Das Organisationshandbuch auf Basis des ULC.Formular- & Prozessmanagers ist bereits seit einigen Jahren in produktiver Nutzung. Die Resonanz aus den Fachabteilungen ist sehr positiv, auch der Anwendungsbetreuer der Sparkasse HagenHerdecke ist sehr zufrieden mit der Wahl: „Unser Orgahandbuch ist genau so geworden, wie wir es uns vorgestellt haben,“ so Jens Oppermann. Ein besseres Lob können wir uns gar nicht wünschen.
Mit einem hohen Marktanteil im Privatkunden-Bereich ist die Sparkasse HagenHerdecke der wichtigste Finanzdienstleister vor Ort. Bei einer Bilanzsumme von mehr als 2,5 Mrd. Euro verfügt die Sparkasse über 26 Filialen und SB-Einrichtungen und beschäftigt über 550 Mitarbeiter. Sie ist Mitglied der Sparkassen-Finanzgruppe als eine der 416 Sparkassen in Deutschland.